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賃貸オフィスの移転を検討するタイミング
賃貸オフィスの移転はその企業のイメージはもちろん、従業員の業務に対するモチベーションにも大きな影響を与えるものです。
オフィス移転を機に企業改革を起こしていきたいと考えている方も多いことでしょう。
本記事では賃貸オフィスの移転を検討するタイミングと、実際に移転する時期はいつがベストなのかという内容についてご紹介していきます。
移転を検討するのにおすすめのタイミング
「オフィスを移転させたい」と考えるきっかけはさまざまかと思います。
しかし下記のタイミングに該当する場合、賃貸オフィスの移転を検討するのも良いかもしれません。
賃貸オフィスの契約更新1年前
賃貸オフィスの契約は2～3年ごとに更新されることが多いです。
更新の時期が近づくにつれて、契約の更新か終了かを決めなければなりません。
また賃貸オフィスの契約上、「解約予告期間」が設定されているため、更新時期が間近になってから突然移転を申し出ることは難しく、移転する場合はある程度の余裕を持って申し出る必要があります。
解約予告期間に間に合わなければ、賃貸契約を取りやめることができません。
加えて賃貸オフィスの移転は最短でも半年はかかるため、移転を決めてもすぐに実行するということは難しいのです。
なるべく余裕を持った状態で移転するため、賃貸オフィスの契約更新1年前には移転の検討をし始めるのが良いでしょう。
オフィスの従業員が増えた・今後増える予定である
従業員が増えるとオフィスのスペースは狭くなってしまいます。
業務効率化を目指して従業員の数を増やしたとしても、従業員が働く場所が十分に確保されていないと業務に支障がでてしまい、かえって業務効率が悪くなってしまうことも。
従業員1人に対して1つデスクが必要になるため、スペースには余裕をもっておきたいところです。
加えてミーティングや部署分けを行うという場合、新しい部屋も確保する必要があります。
会社をより大きくしていくには、同じくオフィスも大きくしていかなければなりません。
オフィスの従業員が減った・今後減る予定である
賃貸オフィスの移転を検討するタイミングは、オフィスの従業員が増えた時だけではありません。
従業員が減る・今後減る予定である場合もオフィスの移転を検討するタイミングだと言えます。
広くて大きなオフィスは、それだけで家賃はもちろん電気代といった他のコストも多くかかってきます。
人数が減っても尚、出費が変わらないままという状態であれば、その負担はかなり大きなものになってしまうでしょう。
また近年ではテレワークが推奨されている企業も多く、従業員数はそのままでも必要としているオフィス全体の面積はほとんどなくなってきているということでもあります。
オフィス利用を行っている従業員の数を考慮した上で、賃貸オフィスの物件探しを行うことで効率的に理想のオフィスを見つけることができるのではないでしょうか？
オフィス環境や周辺環境に不満がある
オフィスの日当たりが良くない・エレベーターが無い・会社の立地環境が通勤には不便などオフィス環境だけでなくその周辺環境にも不満が出てきたら、移転を検討する必要があります。
それほど重要でないことでも小さい不満が続くと、業務のモチベーション低下にもつながることがあります。
またオフィス周辺に工場や商業施設ができて環境が変化し、騒音・ニオイなどのストレスを抱えているという場合にも賃貸オフィスの移転を検討すると良いでしょう。
企業イメージをより良くしたい
賃貸オフィスがある建物は、外部のお客様が最初に見る「企業の顔」とも言えます。
汚い・古いなどの問題が多いと、企業のイメージダウンにつながってしまうこともあるでしょう。
物件自体を変えてみることで、企業の求人に対する応募数もアップする可能性があります。
企業イメージを良くすることで優良な人材が集まりやすいことに加えて、取引先のお客様からのイメージもより良くなることがあるでしょう。
賃貸オフィスの移転におすすめの時期とは？
賃貸オフィスを移転するにあたっては、移転の時期も検討しておくようにしましょう。
移転におすすめとされている具体的な時期をご紹介します。
賃貸オフィスの移転にも繁忙期がある
居住用物件の引っ越しの時期同様、賃貸オフィスの移転にも「繁忙期」というものがあります。
繁忙期にあたる時期であるのが1～3月と9～12月であり、とくに決算月の3月と12月については節税を考えてオフィス移転を行う企業が多いと言われています。
加えて5月の新入社員研修が終わって現場に入る時期には、オフィス拡大を目指して移転を行う企業が増えてきます。
このような繁忙期を避けてオフィス移転をすることで、スムーズに移転できるのではないでしょうか？
賃貸オフィス移転におすすめの時期としては、6～8月です。
その理由の一つとして、引っ越し業者の予約が取りやすいということが挙げられます。
この時期はほかの企業がオフィス移転を行わない傾向にあるため、引っ越し業者もスケジュールに余裕があることが多いのです。
引っ越しの希望の日にちにも対応してもらいやすく、予定している日に移転を行える可能性が高いと言えます。
もう一つの理由としては、この時期は引っ越し費用が比較的安いということが挙げられます。
引っ越しの繁忙期にはその費用も割高に設定されていることが多いため、引っ越しの出費が大きくなります。
行う作業自体は同じであるため、「できることならお安い方が良い…」と考える方は多いでしょう。
余裕のあるスケジュールで、なるべく余分なコストを抑えながら移転するには、6～8月の時期に移転を行うように計画してみることをおすすめします。
大型連休中にオフィス移転するのもおすすめ
業務への支障が少なくて済むということから、大型連休中にオフィス移転をしてしまうという方法もおすすめです。
しかし4月末～5月のゴールデンウイーク、8月のお盆休み、12月末～1月の年末年始の時期にはオフィス移転が集中してしまうこともあるため、このような大型連休の2～3ヶ月前までには引っ越し業者を選定して、オフィス移転のスケジュール調整を行っておくのがおすすめです。
節税を考慮するなら決算期が◎
決算前に経費消化ができると節税につながることから、決算期に沿ってオフィス移転を行うという方法もあります。
しかし前項でも触れたように、3月～4月頭は引っ越しの繁忙期に差し掛かります。
移転するオフィスの規模・荷物の量やサイズ感によってオフィス移転のスケジュールも変わってくるため、なるべく余裕をもって引っ越し業者とのスケジュールを調整するようにしましょう。
おわりに
本記事では賃貸オフィスの移転を検討するタイミングと、実際に移転する時期はいつがベストなのかという内容についてご紹介しました。
賃貸オフィスの移転を行うことで、業務の生産性向上や従業員のモチベーションアップにつながることがあります。
ただオフィス移転を実施する時期が引っ越し業者の繁忙期にあたってしまうと、移転をスムーズに進めることが難しくなってしまうため、スケジュールには余裕をもって移転を検討し始めるのが良いでしょう。
加えてオフィス移転にかかる費用をできる限り抑えたいという場合、引っ越し業者の閑散期とされる時期に移転を行うこともおすすめです。
